各旗区人民政府办公室，康巴什新区管理委员会办公室，市人民政府各部门，各直属单位，各开发区（园区）管理委员会，各大企事业单位：
2014年全市行政公文评比结果如下。
一等奖（3名）
东胜区人民政府办公室、杭锦旗人民政府办公室、市公安局。
二等奖（5名）
伊金霍洛旗人民政府办公室、准格尔旗人民政府办公室、鄂托克前旗人民政府办公室、康巴什新区管理委员会办公室、市煤炭局。
三等奖（7名）
达拉特旗人民政府办公室、乌审旗人民政府办公室、鄂托克旗人民政府办公室、市体育局、市林业局、市卫生局、市交通运输局。
附件：2014年全市行政公文评比情况说明
鄂尔多斯市人民政府办公厅 鄂尔多斯秘书学会
2014年10月10日
附件
2014年全市行政公文评比情况说明
（2014年全市行政公文评比委员会）
为深入贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，下称《条例》）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，下称《格式》），进一步提高旗区和市直部门行政公文处理工作的质量和水平，市人民政府办公厅与鄂尔多斯秘书学会联合举行了2014年全市行政公文评比。本次评比范围为各旗区人民政府办公室、康巴什新区管理委员会办公室和市直各部门2014上半年制发的文件，采取指定文号、与发文底稿一并调送的办法，共收到旗区人民政府办公室和康巴什新区管理委员会办公室文件9组27件、市直部门文件28组84件，共计111件。评委会根据国家有关规定，从文件格式、内容两方面进行了认真细致的评比，现将有关情况说明如下。
一、存在问题
（一）格式方面
1.版头部分
一是版头印制不规范。《格式》已将平下行文和上行文统一为一种格式，即通用文件。通用文件发文机关标志距A4纸上页边为72mm（37mm+35mm）；信函式文件发文机关标志距上页边为30mm，第二条红色双线距下页边为20mm，红色双线长170mm。市安全生产监督管理局、鄂托克旗通用文件和市发展和改革委员会、商务局信函式文件版头发文机关标志距上页边过小。市公安局、市人民政府政务服务中心、市食品药品监督管理局、乌审旗通用文件和市财政局、市食品药品监督管理局、达拉特旗信函式文件版头发文机关标志距上页边过大。达拉特旗、市民政局、市审计局通用文件文头汉字过大。市食品药品监督管理局、商务局信函式文件版头红色双线过短，第二条红色双线距下页边过高。伊金霍洛旗、市安全生产监督管理局、市人民政府政务服务中心信函式文件正文距离第二条红色双线过大。市财政局信函式文件红色双线只有一条。市统计局上行文红色分隔线过短。市财政局与市国家税务局、地方税务局联合行文版头无蒙文。
二是版头使用不当。版头反映行文方向。上下平行文应使用通用文件版头，与不相隶属机关行文应使用信函式文件版头。市人力资源和社会保障局向鄂尔多斯市九鼎职业培训学校发批复文件使用了通用文件版头，应使用信函式文件版头，且文字累赘，应改为《鄂尔多斯市人力资源和社会保障局关于同意继续举办职业培训学校的复函》。《鄂尔多斯市城乡建设委员会关于鄂尔多斯市蒙西镇供水二期工程可行性研究报告的审查意见》主送机关为市发展和改革委员会，使用了通用文件版头，应使用信函式文件版头。《鄂尔多斯市民用航空管理办公室关于更改预算金额参数的函》主送机关为市人民政府采购中心，使用了通用文件版头，应使用信函式文件版头。《鄂尔多斯市煤炭局关于加快建设煤矿井下应急避险硐室的函》主送机关是伊金霍洛旗煤炭局，应使用下行文文件版头，文种相应为“通知”。《鄂尔多斯市审计局印发关于在党的群众路线教育实践活动中开展大接访行动的实施方案的通知》主送机关为各科室，使用了信函式文件版头，应使用下行文文件版头。《鄂尔多斯市民用航空管理办公室关于2013年开展三到服务及扶贫包联工作总结的报告》主送机关为市委组织部，应使用信函式文件版头，文种相应为“函”。《鄂尔多斯市城乡建设委员会关于2013年建设学习型党组织工作总结的报告》主送机关为市委宣传部，应使用信函式文件版头，文种相应为“函”。《鄂尔多斯市公共资源交易综合管理办公室关于报审特殊用房的请示》主送机关为市发展和改革委员会，应使用信函式文件版头，主送机关应用全称，文种相应为“函”。
三是发文字号标注不规范。发文字号应在发文机关标志下空两行（21mm左右）位置，其中上行文发文字号在红色分隔线上居左空1字编排，平下行文发文字号居中编排；信函式文件发文字号在第一条红色双线下（距红色双线距离为3号字高的7/8）顶格居版心右边缘编排。市安全生产监督管理局、地方铁路办公室上行文发文字号居左空距过大。市人民防空办公室上行文发文字号居左空距过小。市民用航空管理办公室上行文发文字号距红色分隔线距离过小。市人力资源和社会保障局、交通运输局、财政局、民族事务委员会通用文件发文字号距红色分隔线距离过大。市商务局、民族事务委员会、煤炭局、城乡建设委员会信函式文件发文字号距红色双线距离过大。市财政局、国家税务局、地方税务局联合下行文，市人民防空办公室、城乡建设委员会下行文发文字号距红色分隔线距离过大。市财政局、市交通运输局、市人民政府政务服务中心上行文发文字号距红色分隔线距离过大。市公共资源交易综合管理办公室、人力资源和社会保障局、民政局、发展和改革委员会、煤炭局、民族事务委员会信函式文件发文字号距红色分隔线距离过大。市食品药品监督管理局、水务局上行文发文字号距发文机关标志距离过大。发文字号里的年份括号应用六角括号“﹝﹞”，市粮食局上行文使用了“［ ］”。
四是签发人标注不规范。上行文签发人应为主要负责人。市财政局、城乡建设委员会、水务局上行文签发人非主要负责人。市粮食局上行文没有签发人。市公共资源交易综合管理办公室、市人民防空办公室上行文发文字号距离版心左边缘距离过小。市人民防空办公室、市民用航空管理办公室上行文签发人标注距版心右边缘距离过小。市煤炭局上行文签发人标注距版心右边缘距离过大。市煤炭局、商务局、国有资产监督管理委员会、水土保持局、民族事务委员会发文字号和签发人距红色分隔线距离过大。
2.主体部分
一是标题排列和字体使用不规范。标题应使用2号小标F体字，通用文件居中排布于红色分隔线下空2行（除特殊情况），且回行时要做到词意完整。市安全生产监督管理局、民政局、卫生局、人民防空办公室、公共资源交易综合管理办公室文件标题距红色分隔线距离过大或过小。市人力资源和社会保障局、地方铁路办公室、水务局、统计局、粮食局、交通运输局、煤炭局、民族事务委员会、商务局、民用航空管理办公室文件标题使用字体不正确。市经济和信息化委员会、卫生局、粮食局文件标题回行时未做到词意完整。
二是附件说明及附件标注不规范。附件说明应使用3号仿宋体字，在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称较长需回行时应与上一行附件名称的首字对齐。批转、转发、印发、报送类公文不作附件说明。市民政局上行文不应作附件说明。市国有资产监督管理委员会信函式文件未作附件说明。市商务局、体育局、煤炭局文件附件说明与正文距离过大。市林业局上行文附件说明序号标注有误。市人民防空办公室附件名称回行时顶格。市卫生局、统计局上行文附件名称回行未与上一行首字对齐，下行文附件说明与附件标题不符。附件名称一般不用书名号，市财政局、国家税务局、地方税务局联合发文附件名称使用了书名号。附件左上角用黑体字顶格标注“附件”，有序号时标注序号；附件标题使用2号小标宋字体居中编排在版心第3行。市商务局、水务局文件“附件”二字后加注了冒号。市财政局文件附件标题字体不规范。市民政局、水务局等文件附件标题未居于版心第3行。
三是发文机关署名、成文日期标注和盖印不规范。除有特制版头的普发性文件和纪要外，公文应当加盖印章，并与署名机关相符。加盖印章的公文，成文日期最后一个字右至版心空4字，行文机关在成文日期之上、以成文日期为准居中编排，印章顶端距正文（或附件说明）1行之内。不加盖印章的公文，发文机关署名长于发文日期的，发文机关署名在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；成文日期长于发文机关署名的，成文日期右空2字编排，发文机关署名相应增加右空字数。市直单位有62份、旗区有9份文件存在这方面的问题。其中，鄂托克前旗信函式文件未盖公章，且编排不规范。市水土保持局等17个市直单位文件印章距正文距离过小或过大。市国有资产监督管理委员会等27个市直单位和康巴什新区管理委员会的文件成文日期右空字数太多或太少。联合行文时，文件成文日期一般在最后一个发文机关署名正下方，并置于正文右下方，成文日期最后一个字右至版心空4字。市财政局与国家税务局、地方税务局联合行文文件成文日期与最后一个发文机关署名在文件居中位置，应置于文件右下方。
四是附注标识不规范。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行；请示类文件应在附注处标识联系人和联系电话。市粮食局请示类文件未在附注处标识联系人和联系电话。市水土保持局、煤炭局、民族事务委员会、国有资产监督管理委员会等文件附注标注过下。
五是横排表格编排不规范。公文中表格横排时，页码位置与公文其它页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。市林业局横排表格页码标注错误，市水务局、统计局横排表格单面印制且页码标注错误。
3.版记部分。版记由分隔线、抄送机关、印发机关和日期组成，置于公文最后一面，且一定在偶数页。分隔线与版心等宽，首条与末条分隔线用粗线、中间的用细线，末条分隔线与版心下边缘重合；印发机关和日期用4号仿宋字体编排在末条分隔线之上，左右分别空1字编排，印发日期用阿拉伯数字完整写明年月日后加“印发”二字；抄送机关用4号仿宋字体在印发机关和日期之上1行，左右各空1字编排，回行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐，最后一个抄送机关之后标句号。信函式文件不加印发机关和日期，只标注抄送机关，且不加分隔线。市审计局、民政局、安全生产监督管理局、卫生局、地方铁路办公室等部门上行文或下行文无版记。市人力资源和社会保障局、城乡建设委员会、水务局信函式文件无抄送部门，却标注了版记，且标注的版记有误。市财政局、民政局、审计局、人民防空办公室等文件版记编排过高。市财政局、市人民政府政务服务中心所有文件版记分隔线距离过大。市交通运输局、煤炭局上行文、下行文版记分隔线过粗。市经济和信息化委员会上行文、下行文版记分隔线过短。
4.印制方面
一是印制不符合要求。市经济和信息化委员会上行文、下行文和信函式文件全部单面印制。市发展和改革委员会上行文排版每页21行，市粮食局上行文排版每页25行，应为每页22行。市煤炭局、公共资源交易综合管理办公室文件版心过小。市林业局、经济和信息化委员会、商务局、食品药品监督管理局、人民防空办公室、民用航空管理办公室文件版面行数和字数编排错误。市地方铁路办公室下行文回行错误。
二是装订不规范。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马订订在折缝线上，平订与书脊间的距离为3mm-5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。市国有资产监督管理委员会、水土保持局、民用航空管理办公室、商务局、水务局、交通运输局、煤炭局、城乡建设委员会、民政局、市人民政府政务服务中心文件虽装订了两处平订钉，但与书脊间的距离过小或过大，不够美观。东胜区、达拉特旗、准格尔旗、伊金霍洛旗、鄂托克旗、康巴什新区，市财政局、公共资源交易综合管理办公室、发展和改革委员会、民族事务委员会、公安局、粮食局、统计局、体育局、经济和信息化委员会、规划局、地方铁路办公室、审计局、食品药品监督管理局文件只装订了一处平订钉。市林业局文件未装订。
三是页码标识不规范。页码是公文的重要组成部分，是保证公文有效性和完整性的标志。页码用4号半角宋体阿拉伯数字，左右两边各加一条“—”字线，“—”字线距版心下边缘7mm，单页码右边的“—”字线右空1字，双页码左边的“—”字线左空1字；空白页和无主体部分的版记页不标注页码，信函式文件首页不标注页码；公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。此次调送的文件这方面普遍存在问题，如无“—”字线、字体过大、页码居中或靠版心排版、上下行文首页无页码、空白页与无主体部分的版记页有页码、信函式文件首页有页码、附件页码未与正文页码连续编排等。
（二）内容方面
一是文种使用有误。《鄂尔多斯市人力资源和社会保障局关于申请拨付企业职工养老保险工作业务经费的报告》文种使用错误，应使用“请示”，并去掉“申请”。市商务局《关于上报神华煤制油鄂尔多斯分公司变更成品油批准书的报告》，有请示事项，需自治区商务厅批复，应使用“请示”。市人民防空办公室向市委组织部综合考评处行文不应使用“报告”，应使用“函”，相应使用信函式文件版头。《鄂尔多斯市地方铁路办公室关于呼吉尔特如意大牛地铁路专用线项目开展前期工作的意见》是市地方铁路办公室根据乌审旗铁路民航建设办公室上报的《乌审旗铁路民航建设办公室关于上报呼吉尔特如意大牛地铁路专用线项目开展前期工作的请示》，下发的批准开展工作的文件，应使用“批复”，而非“意见”。
二是标题拟制不当。公文标题由发文机关名称、事由、文种组成，缺一不可。市国有资产监督管理委员会下行文，市商务局上行文，市财政局、国家税务局、地方税务局联合下行文标题无发文机关名称。市审计局上行文“报送”与“报告”语义重复。市地方铁路办公室上行文“上报”与“报告”语义重复。市统计局上行文“申请”与“请示”语义重复。市财政局与市国家税务局、地方税务局联合行文转发非规范性文件，市国有资产监督管理委员会转发非规范性文件，市林业局信函式文件引用非规范性文件，鄂托克前旗、市人民防空办公室下行文印发非规范性文件都使用了书名号，还有些部门标题中使用双引号、圆括号等其它标点符号（市卫生局、城乡建设委员会、水务局、商务局）。市水务局下行文缺介词“关于”。《鄂尔多斯市城乡建设委员会关于说明鄂尔多斯生态园项目情况的函》 “说明”位置不当，应改为“关于……的说明函”。此外，诸多部门的批复类文件实为同意主送机关行文意见，而标题无“同意”字样，如《鄂尔多斯市林业局关于伊金霍洛旗林业局变更退耕还林工程作业设计的批复》应改为《鄂尔多斯市林业局关于同意伊金霍洛旗林业局变更退耕还林工程作业设计的批复》，《乌审旗人民政府关于图克镇一宗国有建设用地使用权出让方案的批复》应改为《乌审旗人民政府关于同意图克镇一宗国有建设用地使用权出让方案的批复》。
三是主送机关标注不规范。主送机关少的要标注法定全称，字数多的可使用规范化简称或统称。市人力资源和社会保障局主送“市信联办”（应为鄂尔多斯市处理信访突出问题及群体性事件联席会议办公室）、市水务局下行文主送“各旗（区）水务（水利、水务和水土保持）局、康巴什管委会统筹办、局属各二级单位”（应该为各旗区水行政主管部门，康巴什新区城乡统筹办公室，局各科室、所属单位）。市水务局上行文主送“市纪委、市委组织部”，市水务局与市纪委、市委组织部无隶属关系，不应用上行文，应使用信函式文件版头；应使用全称“中共鄂尔多斯市纪律检查委员会、鄂尔多斯市委组织部”。市统计局信函式文件主送“鄂尔多斯人社局”（应为鄂尔多斯市人力资源和社会保障局）、市粮食局信函式文件主送“市纪委”（应为中共鄂尔多斯市纪律检查委员会）。市公共资源交易综合管理办公室信函式文件主送“市委中组织部”（应为鄂尔多斯市委组织部，多了个“中”字）；下行文主送“各旗区交易中心”（应为各旗区公共资源交易管理中心）。市财政局、国家税务局、地方税务局联合下行文主送“各旗区财政局、国税局、地税局”（应为各旗区财政局、国家税务局、地方税务局）。《鄂托克旗人民政府关于内蒙古拖雷伊金文化旅游有限责任公司成吉思汗圣火文化拖雷伊金祭奠祭祀宫项目外国政府贷款还本付息的承诺函》主送机关应是“鄂尔多斯市人民政府”，且文种应为“报告”，而非“鄂尔多斯市人民政府办公厅”。
四是结构层次序数使用不规范。结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，许多文件不按此标识，乱用标点。市安全生产监督管理局信函式文件结构序数第一层使用了“（一）”，应使用“一、”。市财政局上行文结构序数第一层使用了“（1）”，应使用“一、”。
五是文字上存在问题。市体育局下行文中“请各单位务必于于3月26日前……”多字“于”。市粮食局上行文连续引用2014年中央经济工作会议上的领导讲话，未能说明请示事项的原因，且语句繁琐、不通，部分标点符号使用错误。市统计局下行文标题“鄂尔多斯市统计局关于进一步加强工作纪律的通知”中“加强”与“纪律”不搭配，应改为“严肃工作纪律”。市交通运输局上行文中“原交通运输局及公路管理局办公楼”根据文意应改为“交通运输局及公路管理局原办公楼”。此外，诸多单位“截止”与“截至”、“做”与“作”、“的”与“地”使用不分。
六是引用公文不规范。引用公文应先引标题，后引发文字号。部分旗区和部门引用文件直接引用标题而无发文字号，如市水务局、审计局、交通运输局、民族事务委员会信函式文件，市经济和信息化委员会下行文等；部分引用标题不全，引用标题无发文机关，直接引用“关于……的通知（请示、函）”等，如市发展和改革委员会下行文，准格尔旗、市公共资源交易综合管理办公室信函式文件；部分引用文件直接引用文号，如达拉特旗上行文、市煤炭局上行文等。市煤炭局，民政局、政务服务中心引用文件时“（）”里发文字号后有“文件”二字。
七是乱用简称。鄂尔多斯市安全生产监督管理局所有文件自拟标题为“鄂尔多斯市安监局”，上行文主送“内蒙古自治区安全生产监督管理局”简称为“内蒙古自治区安监局”。市卫生局信函式文件主送“市工商行政管理局、市发展和改革委员会”简称为“市工商局、市发展和改革委员会”。市民政局上行文将“康巴什新区”简称为“康巴什”。市国有资产监督管理委员会上行文中将“成吉思汗陵旅游区管理委员会”简称为“成吉思汗陵旅游区管委会”。市民政局信函式文件主送“鄂尔多斯市人民政府机关事务中心”简称为“鄂尔多斯市政府机关事务中心”，文件中将“市人民政府”简称为“市政府”。
八是标点符号使用不规范。市体育局下行文主送机关不同类别之间使用了顿号，应使用逗号。市安全生产监督管理局信函式文件一句话完成使用了冒号，应使用句号。市林业局下行文中两个并列的词之间使用了逗号，应使用顿号。市公共资源交易综合管理办公室信函式文件文号使用了“【】”，应使用“〔〕”。
九是抄送机关标识不规范。市规划局下行文抄送局党组成员、副调研员、局机关党委各委员；市民用航空管理办公室上行文抄报市委第十九督导组，抄送鄂尔多斯机场管理集团有限公司；人民防空办公室上行文抄送办领导，下行文抄送市委组织部干部三处、市编办、市人社局公务员管理科、办领导。
二、几点建议
（一）进一步做好《条例》和《格式》的学习宣传贯彻落实工作。《条例》和《格式》下发后，各级各部门做了大量的学习宣传贯彻落实工作，但从此次评比文件来看，还存在不少问题。要继续加大对《条例》和《格式》的学习宣传，确保广大文秘人员用《条例》和《格式》规范公文处理工作。
（二）进一步加强对公文处理工作的领导。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。各级各部门要按照《条例》关于“高度重视公文处理工作，加强组织领导”的要求。主要领导要亲自过问公文处理工作，分管领导要具体指导公文处理工作，并严格把关，对存在问题要认真研究解决。
（三）进一步加强文秘书队伍建设。队伍建设是做好文秘书工作的根本。各级各部门要采取多种措施，提高文秘书人员业务素质，特别要加强公文处理知识培训，使广大文秘书人员学懂弄通《条例》和《格式》，掌握办文要领并熟练运用。对长期学习培训仍不适应文秘书工作的人员，要下决心调整岗位。要加大经费投入，保证办公设备能够适应工作需要。